Le 10 domande dei manager nei meeting one to one

“Mi piacciono i meeting one to one: sono un’occasione per dare e ricevere feedback e fare in modo che la nostra azienda funzioni.” Lo ha affermato un responsabile di un gruppo di collaboratori in una recente conversazione che organizza periodicamente incontri individuali con i suoi.

Non è quello che accade a tutti i manager. Si registrano delle resistenze panche perché non si sa come condurre quegli incontri che sono sempre caratterizzati da una certa “sensibilità”.

Spesso responsabili aziendali e gestori di collaboratori ci chiedono suggerimenti su come impostare il colloquio con un loro collaboratore e su quali domande porre.

Ne abbiamo estratte dieci di quelle che potreste adottare nel prossimo incontro con un vostro collaboratore, estratte da quelle poste dai manager con un trackrekord di risultati.

“Mi piacciono i meeting one to one: sono un’occasione per dare e ricevere feedback e fare in modo che la nostra azienda funzioni.” Lo ha affermato un responsabile di un gruppo di collaboratori in una recente conversazione che organizza periodicamente incontri individuali con i suoi.

Non è quello che accade a tutti i manager. Si registrano delle resistenze panche perché non si sa come condurre quegli incontri che sono sempre caratterizzati da una certa “sensibilità”.

Spesso responsabili aziendali e gestori di collaboratori ci chiedono suggerimenti su come impostare il colloquio con un loro collaboratore e su quali domande porre.

Ne abbiamo estratte dieci di quelle che potreste adottare nel prossimo incontro con un vostro collaboratore, estratte da quelle poste dai manager con un trackrekord di risultati.

#1. Quali sono le cose che ti fanno perdere più tempo durante la settimana ?

Lo sappiamo. Le persone possono perdere molto tempo in attività apparentemente produttive ma che di fatto fanno perdere loro molto tempo. Un recente studio ha ricostruito che si potrebbe arrivare anche a :

• 2 ore al giorno per riprendersi dalle interruzioni/distrazioni
• Un’ora e mezza al giorno in meeting non produttivi

• 1,50 € della retribuzione al giorno per gestire lo spam, altrettanto per gestire le mail non necessarie e altri 4 € al giorno per comunicazioni scritte male che richiedono di riintervenire e rilavorare per rimediare.

#2. Cosa potremmo iniziare a fare come team ?

Thomas J. De Long, un professore dell’Harvard Business School, autore di Flying Without a Net, dice che le migliori domande per un feedback efficace hanno a che vedere con “cosa devo iniziare a fare, cosa devo fermarmi di fare e cosa devo continuare a fare.”

#3. Vorresti più o meno indicazioni da me sul tuo lavoro ?

Nessuno vuole fare il cosiddetto micro-manager ma spesso i collaboratori non riescono a dire ai loro responsabili di allentare il controllo. Questa domanda dà l’opportunità ai collaboratori di dare un feedback onesto e costruttivo ai loro manager senza timore di ferire o generare suscettibilità.

#4. Senti di avere sufficiente feedback sul tuo lavoro? Se no, dove vorresti più confronto/feedback?

Abbiamo imparato che la cosa importante è quando lo si dà il feedback, tanto quanto lo è il feedback in sé. Dare feedback il giorno del lancio di un progetto non è positivo a meno che sia su cose minori come un errore di battitura. Condurre conversazioni come questa durante gli incontri one to one assicura che il feedback sia stato condiviso nel momento giusto.

#5. Cosa potrei fare come responsabile per facilitare il tuo lavoro ?

Secondo la teoria, il 96% dei problemi non sono noti ai capi e quelli di cui sono a conoscenza potrebbero non essere quelli giusti sui quali focalizzarsi. Questa semplice domanda potrebbe dare ai collaboratori l’opportunità di rendere meno inconsapevoli i loro capi dei problemi. Potrebbe essere questo l’approccio Kaizen di miglioramento applicato al management,

#6. C’è un aspetto del tuo lavoro sul quale vorresti maggior aiuto?

Un grande ambiente di lavoro è generato da manager che aiutano i collaboratori ad essere migliori e collaboratori che aiutano i loro manager ad essere migliori.

#7. Credi di ricevere sufficiente feedback ?

Molto simile alla numero 4. In generale è meglio evitare di porre domande SI/NO come questa a meno che non abbiamo sviluppato un forte rapporto con il collaboratore. Avremo bisogno di sentirci ben sicuri e decidere quando condurre questa conversazione.

Potremmo anche decidere di formularla così:

che feedback ti è maggiormente utile? Oppure che confronto ti sta mancando ?

#8. Come potremmo migliorare come il nostro team lavora insieme?

La maggior parte dei manager dice che la parte più difficile del loro lavoro sono i problemi delle persone. Le persone sono complesse per cui potrebbe essere difficile risalire alle vere cause dei problemi. Ma una cosa è certa: abbiamo una migliore chance di risolverli se parliamo con i nostri collaboratori .

Garantire spazio per noi e per i nostri collaboratori di parlare apertamente su come poter lavorare meglio assieme, può aiutare a svelare problemi. Ma ricordiamo che le cose più critiche di cui parlare potrebbero proprio riguardare noi responsabili. Perciò prestiamo assoluta attenzione.

#9. Su una scala da 1 a 10 quanto sei contento del tuo lavoro ?

Quello che è interessante non è la domanda in sé ma le successive domande che genera.

Mettiamo che un collaboratore dica: “Ehm… direi un 7” noi potremmo proseguire chiedendo: “Come potremmo arrivare a 8?”. Non è per trasformare le risposte in un 10. E’ quanto la possibile scoperta di piccole cose e problemi che potremmo individuare e che potremmo aiutare a superare.

#10. Cosa ti è meno chiaro riguardo la nostra strategia e obiettivi ?

Alcuni ricercatori hanno ascoltato collaboratori di 20 aziende che avevano pubblicato in modo chiaro la loro strategia. Solo il 29% , rispetto ad un elenco di 6 opzioni aveva scelto la corretta strategia pubblicata dalla loro azienda. Gli altri avevano dato altre risposte, non corrette.

Possiamo quindi supporre che almeno il 70% delle persone del nostro team non abbia alcuna idea di quello che l’azienda sta provando a fare.

E’ una domanda importante che va posta in ogni meeting one to one che condurremo questo trimestre. Tutti ne trarranno beneficio.

Qual è la domanda che risulta maggiormente evitata in un meeting one to one ?

“Quale area dell’azienda vorresti conoscere meglio ?”

I manager la evitano perché non è un problema?

La evitano perché vogliono non rivelare informazioni?

Perché non conoscerebbero la risposta loro stessi?

Perché non aiuta le persone a focalizzare i loro obiettivi immediati ?